ZumBearbeiten von Formularen und Berichten können in der Entwurfsansichtverschiedene Steuerelemente benutzte werden.

Situation
Sie möchten Ihre Kundendaten künftig effektiver mit Hilfe eines Datenbankprogramms verwalten.

1. Starten Sie das Programm „Microsoft Access 2000“. Start -> Programme -> Microsoft Access.
2. Wählen Sie im Dialogfenster die Option „Leere Datenbank“, um eine neue Datenbank zu erstellen.
   
   
   
3. Klicken Sie auf OK.
   Aktion: Es öffnet sich das Dialogfenster „Neue Datenbankdatei“.
4. Wählen Sie als Speicherort „Desktop“ und als Namen „Kunden“ für Ihre Datenbank aus.
   
   
   Dialogfenster: Neue Datenbankdatei
   
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“.
   Aktion: Nun wird eine leere Datenbankdatei erstellt und geöffnet. In diese Datei werden künftig alle Daten Ihrer Datenbank gespeichert. Wenn Sie zum ersten mal eine Datenbank anlegen, wundern Sie sich vielleicht darüber, dass die Datei vor der Fertigstellung abgespeichert wird. In vielen gängigen Programmen wie z. B. in der Textverarbeitung Word ist es üblich erst das Dokument anzufertigen und anschließend abzuspeichern. Beim Programm Access verhält es sich andersherum. Diese Vorgehensweise bringt eine höhere Datensicherheit, weil die von Ihnen eingegebenen Informationen dadurch sofort auf der Festplatte Ihres Rechners abgelegt werden können. Bei einem Stromausfall sind Ihre Daten gesichert. Ein weiterer Vorteil ergibt sich bei der Verarbeitung größerer Datenmengen. Hier wäre der Arbeitsspeicher, der sonst die Daten aufnehmen müsste, schnell überfordert.
6. Sie sehen nun vor sich ein leeres Datenbankfenster. Klicken Sie in der Kategorie „Tabellen“ auf die Schaltfläche „Neu“.
   
   
   Das Datenbankfenster
   
   Aktion: Es öffnet sich das Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Tabelle.
7. Wählen Sie im Dialogfenster „Neue Tabelle“ die Option „Entwurfsansicht“.
8. Klicken Sie auf OK.
   Aktion: Es öffnet sich eine neue leere Tabelle in der so genannten Entwurfsansicht. Hier können Sie nun die einzelnen Felder Ihrer Tabelle definieren.
   
9. Tragen Sie folgende Daten ein:
   
   
   Entwurfsansicht: Tabelle
   
   Damit haben Sie die Felder Ihrer Tabelle angelegt. Später werden Sie hier weitere Einstellungen vornehmen.
10. Schließen Sie die Tabelle. Klicken Sie dazu auf das Symbol „Schließen“ im Fenster „Tabelle“.
    
    
    
    Aktion: Sie werden gefragt, ob Sie die Tabelle speichern möchten.
11. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.
12. Geben Sie den Namen der Tabelle ein.
    
    
    Die Speicherabfrage beim Schließen einer Tabelle
    
13. Klicken Sie auf OK.
    Aktion: Es erscheint die Abfrage nach dem Erstellen des Primärschlüssels.
14. Beantworten Sie die Abfrage mit „Ja“.
    Aktion: Dadurch wird der so genannte Primärschlüssel als weiteres Feld der Tabelle hinzugefügt. Der Primärschlüssel dient dazu jedem Datensatz eine eindeutige Nummer zuzuweisen. Die Tabelle ist jetzt als Objekt in der Datenbank angelegt.
15. Öffnen Sie die Tabelle „Kunden“, indem Sie das Objekt doppelt anklicken.
    
    
    
    Aktion: Die Tabelle wird nun in der Datenblattansicht geöffnet.
16. Tragen Sie nun folgende Daten ein. Die Telefaxnummern und Email-Adressen liegen Ihnen noch nicht vor und müssen später nachgetragen werden.
    
    Die Tabelle in der Datenblattansicht
    
17. Schließen Sie die Tabelle Kunden, indem Sie auf das Kreuz oben recht an der Tabelle klicken.
    Wenn: Falls eine Abfrage erscheint und Sie gefragt werden, ob Sie das Layout speichern möchten, können Sie Ja oder Nein anklicken. Auch wenn Sie auf Nein klicken, bleiben Ihre Daten davon unberührt. Diese Abfrage bezieht sich nur auf Darstellungsoptionen der Tabelle.
    
    

Um die Dateneingabe und Verarbeitung zu vereinfachen, können Sie Formulare anfertigen. Mit Hilfe von Formularen haben Sie eine bessere Übersicht über Ihre Datensätze.

1. Klicken Sie im Datenbankfenster auf die Kategorie „Formulare“.
   
   
   Die Kategorie „Formulare“
   
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.
   Aktion: Es öffnet sich das Dialogfenster „Neues Formular“.
3. Wählen Sie als Entwurfsmodus „Autoformular: Einspaltig“ und als Datenherkunft die bestehende Tabelle  „Kunden“.
   
   
   Das Dialogfenster „Neues Formular“
   
   
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
   Aktion: Der Assistent erstellt ein Formular auf der Basis der Tabelle „Kunden“. Das Formular wird automatisch geöffnet.
   
   
   Das Formular „Kunden“
   
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“ in der Titelleiste des Formulars.
   
   
   
   Aktion: Sie werden gefragt, ob Sie das erstellte Formular speichern möchten.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.
7. Als Namen für das Formular übernehmen Sie den vorgeschlagenen Namen „Kunden“.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
   Aktion: Das Formular wird als Objekt in der Datenbank abgelegt.

Um zwischen den Datensätzen zu blättern, können Sie die Steuerschaltflächen in der Statusleiste eines Formularfensters oder eines Tabellenfensters nutzen.


Die Schaltflächen zur Datensatzsteuerung

1. Öffnen Sie das Formular „Kunden“ durch einen Doppelklick auf dieses Objekt in der Kategorie „Formulare“.
   
   
   
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Datensatz“ .
   Aktion: Es erscheint ein neuer leerer Datensatz im Formularfenster. Drücken Sie die Tabulatortaste, um jeweils zum nächsten Feld zu gelangen.
3. Tragen Sie folgende Daten für einen neuen Datensatzes ein:
   
   Firma:                    Wortmann OHG                        Straße:                        Ostende 2
   Anrede:                  Herr                                         Postleitzahl:                 43320
   Vorname:               Frank                                       Ort:                              Bochum
   Nachname:             Trauschke                                
4. Schließen Sie das Formular nach Abschluß der Eingaben.

Um die vorhandenen Daten nach bestimmten Kriterien filtern zu können, bietet Access eine Reihe von Funktionen an. Um die folgende Aufgabe durchzuführen ist es sinnvoll vorher einige Datensätze anzulegen. Wer sich die Arbeit nicht machen möchte, kann sich auch die Beispieldatenbank von ityco runterladen.

Download Übungsdatei:

1. Geben Sie die Adresse www.ityco.com in Ihren Webbrowser ein.
2. Klicken Sie auf die Rubrik Datenbanken -> Access 2000 -> Kundendatenbank anlegen.
3. Im Downloadbereich der Übungsbeschreibung finden Sie den Download zu dieser Übung mit mehreren Datensätzen.

Übungsanleitung
Filtern aller Kunden im Raum Köln.

1. Öffnen Sie  das Formular „Kunden“, indem Sie einen Doppelklick auf diesem Objekt im Datenbankfenster ausführen.
2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Formularbasierter Filter“ .
   
3. Tragen Sie nun im Feld „Ort“ das Filterkriterium „Köln“ ein.
   
   
   
4. Um den erstellten Filter auf die vorhandenen Datensätze anzuwenden, klicken Sie auf das Symbol Filter/Sortierung anwenden in der Symbolleiste.
   
   
   
   Aktion: Es werden nun nur die Datensätze angezeigt, die im Feld Ort die Stadt Köln eingetragen haben. Solange wie dieser Filtermodus aktiv ist, wird in der Statusleiste des Formularfensters darauf hingewiesen.
   
    
   
5. Entfernen Sie den Filter, indem Sie in der Symbolleiste auf die gleiche Schaltfläche klicken, die Sie auch zum Aktivieren des Filters angeklickt haben. Das Symbol heißt aber nun Filter entfernen.
   
   
   
   Aktion: Der Datenfilter ist wieder entfernt.