Die Einführung der grafischen Benutzeroberfläche Windowsermöglichte erst den Schritt in diese Richtung, verhalf sie doch denProgrammen, auf Techniken wie dem Datenaustausch über eine zentraleZwischenablage, dem dynamischen Datenaustausch (DDE) oder dem Objekt verbindenund einbetten (OLE) zurückzugreifen. Auch die Möglichkeit, den Text gemäß demPrinzip WYSIWYG (engl. What You See Is What You Get) bereits auf dem Bildschirmso präsentiert zu bekommen, wie er auch später ausgedruckt erscheint, wird erstdurch diese grafische Oberfläche erreicht.

Die Kategorie der im Funktionsumfang erweiterten zeichenorientierten Textprogramme (Character Used Interface) verwendet ebenfalls, wie die ASCII-Editoren auch, den normierten und beschränkten ASCII-Zeichensatz als Grundlage. Die fest definierten Zeichensätze werden sowohl für die Bildschirmdarstellung als auch für den Ausdruck verwendet. Der Abstand der Zeichen untereinander ist fest vorgegeben, wie auch die Zeichen selber statisch sind. Diese „Statik“ bedeutet, dass alle Zeichen des Zeichenvorrats vorgeformt und fertig zur Verfügung stehen. Hier liegt der große Vorteil der CUI-Programme begründet: die Arbeitsgeschwindigkeit. Da alle Zeichen in Größe und Form fertig vorliegen, bedarf es keiner ständigen Neuberechnung deren Bildschirmdarstellung. Die Hardware-Anforderungen beim Einsatz von CUI-Programmen sind entsprechend gering. Der dadurch erkaufte Nachteil ist jedoch genau die heute gewünschte Darstellungsqualität, das WYSIWYG eben. Proportionale Schriften oder von der Standardschrift abweichende Größen, Attribute wie fett, kursiv oder unterstrichen sowie Gestaltungslemente wie Umrahmungen werden auf dem Bildschirm nicht dargestellt und sind daher erst beim Ausdruck ersichtlich. Die hier oft überraschenden Ergebnisse führten zur Entwicklung einer Zusatzfunktion, dem sogenannten Preview, der Seitenvorschau. Diese Funktion schaltet von der zeichenorientierten zur grafischen Darstellung um und zeigt den Text an, wie er später auch auf dem Ausdruck zu erwarten ist. Meistens zwar ist der Textinhalt selber nicht mehr zu lesen, jedoch sind die Proportionen, die Ränder und die Position der Grafiken zu erkennen. Einige Hersteller gingen noch einen Schritt weiter und implementierten eine Möglichkeit des Zoomens, also der Vergrößerung dieser Seitenansicht.

Der von IBM geschaffene Standard für Anwendungsprogramme prägte die weitere Gestaltung der zeichenorientierten Textprogramme. Die meisten Hersteller richteten sich an diese Konventionen der Programmierung, es entstanden die so genannten COW-Programme. COW steht für Character Oriented Windows, also zeichenorientierte Windows-Programme. Die Handhabung dieser Programme erfolgt unter den einheitlichen SAA-Konventionen. SAA-Programme arbeiten fensterorientiert mit Pull Down-Menüs, Rollbalken, gesteuert mit der A-Taste oder der Maus. Ist die Bedienung der Oberfläche einmal erlernt, so fällt der Wechsel zu anderen SAA-Programmen leicht, da die Bedienung zumindest immer dieselbe ist.

Die grafisch orientierten Programme basieren auf dem GUI, dem Graphical User Interface. Ebenfalls beruhend auf der SAA-Technik existieren hier jedoch keine „vorgefertigten“ und starren Zeichensätze mehr. Alle Zeichen sind in Form und Größe variabel. Am Bildschirm können also Formatierungen und Schriftgrößen exakt so angezeigt werden, wie sie formatiert wurden und später auch auf dem Ausdruck erscheinen. Ermöglicht wird dies durch die getrennte Handhabung von Druckerschriften zum einen und Bildschirmschriften zum anderen. Der Preis hierfür ist jedoch ein enormer Rechenaufwand für die ständigen Aktualisierung und Neuberechnung der Bildschirmanzeige. Wichtig geworden sind deshalb neben der reinen Prozessorleistung des Rechners Komponenten wie die Grafikkarte und der Bildschirmspeicher. Bauteile, über die sich in den Zeiten ohne Windows für die Textverarbeitung wohl keiner größere Gedanken machte. Die Entwicklung geht sogar soweit, Grafikkarten mit eigener Prozessorleistung auszustatten um den Hauptprozessor beim rechenintensiven Bildschirmaufbau zu unterstützen. Die Bezeichnung „Windows-Karten“ bringen deutlich zum Ausdruck, dass erst die grafische Oberfläche zur Einführung solcher Komponenten geführt hat. Die WYSIWYG-Darstellung geht jedoch noch weit über die 1:1-Darstellung von Zeichen hinaus. Auch eingebundene Grafiken, Tabellen oder Formeln werden natur- und druckgetreu angezeigt. Die Bildschirmanzeige selber kann obendrein von der 100 % Ansicht stufenlos verkleinert oder vergrößert werden. Alle Proportionen bleiben dabei selbstverständlich erhalten, wofür wieder die separaten Bildschirmschriften Sorge tragen.

Die Haupterwartung und Anforderung an grafische Textverarbeitungsprogramme im Vergleich zu deren charakterorientierten Mitbewerbern dürfte wohl das oft erwähnte Zauberwort WYSIWYG sein. Das Druckergebnis soll also exakt dem entsprechen, was auf dem Bildschirm zu sehen ist. Oder anders ausgedrückt: Alles, was und wie man es auf dem Bildschirm sieht, soll auch genauso ausgedruckt werden. Des Weiteren ist eine möglichst vollständig integrierte Mausbenutzung zu realisieren. Neuere Techniken wie das Drag and Drop oder die Smarticons zum Schnellaufruf wichtiger Befehle gehen eindeutig in diese Richtung. Weitere Anforderungen betreffen die sonst nur schwachen oder gar nicht vorhanden Bereiche der Tabellenerstellung und der Grafikeinbindung.

Der gute „Textverarbeiter“ nutzt nicht nur die Raffinessen moderner Textverarbeitungsprogramme, sondern beherrscht auch die Feinheiten, die für eine rationelle Textverarbeitung unentbehrlich sind. Arbeitstechniken wie das Tastschreiben, die Phonotypie, die Autorenkorrekturzeichen und die Formgestaltung unter Berücksichtigung der Gestaltungsregeln (DIN 5008) müssen gekonnt angewendet werden.