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Sitzungen organisieren
Nicht nur eine gute Projektdurchführungsstrategie
ist ausschalggebend für eine erfolgreiche Projektarbeit.
Die Sitzungen und speziell die erste Projektsitzung sind
sonderlich wichtig.
Der Projektleiter muss Führung demostrieren und die verschidene Interesse, Erwartungen und Befürchtungen beachten. Die Sitzungsarten sehen folgendermassen aus: - Kick-Off Sitzungen (erste Projektsitzung);
- Kontrollsitzungen, sogennante Reviews;
- Besprechung zu Problemlösung;
- Sitzungen oder Informationsbesprchungen (periodische Meetings);
- Ad Hoc Dialoge;
- Präsentationen.
Der Erfolg einer Sitzung liegt in der Vorbereitung. Folgende Checkliste dient als Allgemeine Grundregeln für die Vorbereitung: - Betroffene und fachkompetente Personen einladen (Gruppengrösse beachten);
- Gründliche Vorbereitung;
- Traktanden mit der Einladung frühzeitig bekanntgeben;
- Sitzung pünktlich beginnen;
- Zeitdauer festlegen (z.B 1 Stunde);
- Entspanntes Diskussionsklima sorgen;
- Besprechungsresulate bündeln;
- Protokoll sofort erstellen lassen.
Die Vorbereitung der Sitzung soll auch die Infrastrukturmittel berücksichtigen: - Einrichten Sitzungsumgebung;
- Raum überprüfen
- Geräte und Material bereitstellen;
- Protokoll der letzten Sitzung;
- Berichte;
- Folien vorbereiten;
- Flip-Chart inkl. Schreibmaterial;
- Projektor;
- Geräte testen.
Der Projektleiter sollte folgende Punkte für die Sitzungsvorbereitung beachten: - Festlegung der Ziele;
- Festlegung der Teilnehmer;
- Die richtige Personen einladen (max 10-15 Personen);
- Protokoll planen;
- Besprechung planen;
- Material bestellen
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