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Information und Dokumentation
Zu einer effizienten Projektabwicklung gehört auch
ein geordnetes Projekt-Informationssystem. Das Informationssystem
umfasst alle projektinternen und projektexternen Berichte
und Informationen, die während des Projektverlaufes
regelmässig oder sporadisch erstellt werden. Das Informationswesen unterstützt die Einhaltung der Erfolgsfaktoren Führung, Zeit, Kosten und Qualität und stellt damit die eingentliche Zielsetzung eines Informationssystems dar. Die Gliederung eines Informatinssystems erfolgt häufig nach den folgenden Punkten: - Projektinformatinen;
- Projketdokumentation;
- Projektmarketing;
Aspekte der Projektinformationen:
Man unterscheidet zwischen verbalen und schriftlichen bzw. elektronischen Informationsarten. Die Informationshäfigkeit ist von dergetroffenen Regelung (wöchentlich, monatlich, usw.) abhängig und kann zeit- oder ergebnisorientiert sein. Festzulegen ist "wer, welche Informationen, "wie un wann an wen" weitergegeben soll. Zur Informatinsqualität gehören u.a.: - Vollständigkeit;
- Richtigkeit;
- Püntlichkeit;
- Einheitlichkeit;
- Klarheit und Verständlichkeit.
Die Projektdokumentation enthält alle wichtigen Informationen, die langfristig garantiert werden müssen bzw. deren Zugriff auch langfristig sichergestellt sein muss. Hierbei sind mindestens die drei folgenden "Ordnungspunkte" zu beachten: - Dokumentationsbedürfnisse: Was und für wen muss dokumentiert werden?
- Dokumentationszeitpunkt: Wann muss dokumentiert werden?
- Dokumentationsträger: Wie und wo müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Der Projektleiter sollte sich auch fürs Projektmarketing kümmern. Es ist Aufgabe des Projektmarketings, bei den verschiedenen Benutzerkreisen (bei allen Betroffenen) fürs Projekt zu "werben". Jedes Projekt muss verkauft werden. Wichtiges Hilfsmittel ist das Informations- und Berichtswesen, also die ziel- und führungsgerechte Orientierung und Instruktion.
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