Backup und Datenschutz

Backup

• Konsequente Backup-Politik
• Zentralisierte Datenspeicherung und Backup
• Wahl der Backup-Strategie
• Sichere Aufbewahrung
• Einübung und Überprüfung von Restore-Routinen

Für das Backup-Medium im Zusammenhang mit professionellen LANs gibt es derzeit keine Alternative zu Magnetbändern, denn diese erlauben zuverlässiges, automatisches Kopieren großer Datenmengen. Lokale Backups könne auch auf andere Medien erfolgen, z. B. CD-ROM, CD-RW, MO-Platte, etc.Auf Führungsebene muß dazu Stellung genommen werden, wie lange in die Vergangenheit der Bestand an Backupdaten reichen soll. Eine oftmals angewandte, effektive und in den meisten Fällen ausreichende Vorgangsweise ist, jeden Tag nach Ende der allgemeinen Arbeitszeit Backups von den Änderungen der Benutzerdaten vorzunehmen, und jede Woche ein komplettes Backup. Die täglichen Backups werden eine Woche aufbewahrt, wöchentliche Backups einen Monat, und die monatlichen Backups werden ein Jahr aufbewahrt. In diesem Zusammenhang ist auch an den Befall mit Computerviren zu denken, die nicht unbedingt sofort in Erscheinung treten. In solchen Fällen ist mitunter nur ein sehr "altes" Backup noch nicht verseucht.

Besonders kritische Dateien können auf ein alternatives Medium kopiert werden. Kritisch sind Dateien, die nicht von Originaldisketten rekonstruiert werden können. Zur Sicherheit vor versagenden Bandstationen werden diese auf eine lokale Festplatte, einen anderen Fileserver oder eine andere Bandstation kopiert. Führen Sie ein "Meilenstein-Backup" vor und nach kritischen und wichtigen Begebenheiten durch, wie z. B. Abschluß der Jahresbilanz, Update des Betriebssystems oder Verlagerung von Geräten. Auch frisch installierte Server oder Arbeitsplätze sollten so einem Meilenstein-Backup unterzogen werden.

Bewahren Sie die Backup-Bänder in sicherer Umgebung auf: kühl und fern von direkter Sonneneinstrahlung, Wärme und kräftigen Magnetfeldern. Als Sicherung gegen Diebstahl oder Brand sollten Bänder isoliert von dem System, das sie repräsentieren, aufbewahrt werden. Falls die Backup-Bänder im Serverraum oder in demselben Gebäude wie der Server aufbewahrt werden, hat das Backup im Falle von Brand, Wasserschaden, Verwüstung, Diebstahl u. a. geringe Wirkung. Stellen Sie deshalb zwei Sätze von Sicherheitskopien her, der eine Satz wird in einem feuerfesten Schrank aufbewahrt, während der zweite Satz extern aufbewahrt wird, z. B. beim Systemverwalter privat (mit dem Vorgesetzten absprechen). Seien Sie sorgfältig bei der Kennzeichnung von Sicherheitskopien, d. h. Quelle, Datum und Inhalt.

Das Backup ist nur die eine Seite der Backuparbeit. Wenn die Bänder unlesbar sind, z. B. aufgrund verschmutzter Schreib- oder Leseköpfe in der Bandstation oder unsachgemäßer Aufbewahrung, ist das Backup natürlich verschwendete Zeit. Kontrollieren Sie, ob das angelegte Backup wiederhergestellt werden kann. Wenn Dateien von den Bändern wiederhergestellt werden können, ist das System grundsätzlich in Ordnung.

Datenschutz beim Backup

"Gelöscht sind Daten, ungeachtet der dabei angewendeten Verfahren, wenn sie unkenntlich gemacht sind, d.h. nicht mehr verarbeitet, insbesondere gelesen werden können (Par. 2 Abs. 2 Nr. 8 LDSG). Das kann in verschiedener Form geschehen. Am sichersten ist die Vernichtung der Akte oder des sonstigen Datenträgers. Auf Papier können aber auch Schriftzeichen durch Ausstreichen, Überschreiben oder Schwärzen unkenntlich gemacht werden.
Können Daten nur unter Zuhilfenahme technischer Mittel zur Kenntnis genommen werden (z.B. durch Lesen mittels Datenverarbeitungsanlagen), dann sind sie "unkenntlich", wenn durch technische Maßnahmen sichergestellt ist, daß niemand von ihrem Inhalt Kenntnis nehmen kann. Das kann in der Regel nur durch Neuformierung der Magnetschichten (Überschreiben) geschehen, wodurch die Daten physisch vernichtet werden. Ein Datenbestand ist allerdings erst dann vollständig gelöscht, wenn auch die Datenträger, die der Datensicherung dienen (Duplikate, Archivbänder) gelöscht wurden."

Bei Backups gibt es häfig Konflikte, denn auf der einen Seite gehört ein Backup auch der personenbezogenen Daten zu einer Maßnahme der Datensicherheit, zum anderen unterliegen die personenbezogenen Backup-Daten natürlich ebenfalls dem Datenschutz.
Das Problem besteht weiterhin darin, daß Verwaltungshandeln transparent sein muß. Bei den regelmäßigen Löschungen ist das weniger ein Problem als bei den Löschungen, wenn falsch oder ohne Rechtsgrundlage o.ä. gespeichert wurde. Hier wäre also die Tatsache des Löschens zu dokumentieren. Allerdings verlöre ein Protokoll an Aussagekraft, wenn die gelöschten Daten nicht näher spezifiziert würden; eine Rekonstruktion des alten Zustands (z.B. bei einer fehlerhaften Löschung) wäre dann nicht mehr möglich.

Wie hilft man sich? Backups und Prokollierungen besonders schützen. Keine Dauerarchivierungen von personenbezogenen Daten, es sei denn, sie wandern wirklich ins Archiv. Dazu ggf. Organisation des Datenbestandes derart, daß Daten mit ähnlichem Löschdatum zusammen abgespeichert werden und zusätzlich besondere Löschungen vorgenommen werden könnten.

Wenn es sich um sehr sensible Daten handeln würde, die es nicht hätte geben dürfen (z.B. bei Polizei oder Verfassungsschutz, vielleicht auch im Steuer- oder Medizinbereich), würde ich darauf bestehen, daß auch alle Kopien, z.B. im Backup, gelöscht würden. Es soll schon Fälle gegeben haben, in denen die mühsam auf dem einen Medium gelöschten Daten durch ein Recovery die falschen Daten wieder eingespielt wurden.

A propos "gelöscht": Was in Betriebssystemen oder Datenbanken "gelöscht" heißt, ist ja in der Regel nicht datenschutzrechtlich einwandfrei gelöscht, denn die Daten sind ja noch da, wenn auch vielleicht mit kleinem Umweg wiederherstellbar und zugreifbar. Für den Austausch von Daten per Disketten wird teilweise vorherige Neuformatierung vorgeschrieben; Wipe-Systeme werden m.E. (noch) nicht in großem Stil gefordert. Es wird versucht, zumindest das Bewußtsein von "Gelöscht, aber noch da" zu wecken, insbesondere bei solchen (gängigen) Extremfällen wie der "Papierkorb" von Windows.

Man muß sich aber weniger Gedanken um "unrealistische Gesetze" in diesem Punkt machen, sondern vielmehr versuchen, die technischen Lösungen standardmäßig in Betriebssystemen und Datenbanken bereitzustellen. Man kann ja einige Medien ausnehmen, wenn diese besonders gut für Dauerarchive geeignet sein sollen, da hier nicht gelöscht werden kann. Dann müssen beim Speichern von personenbezogenen Daten aber besondere Vorkehrungen für das rückstandsfreie Vernichten getroffen werden.

Mailinglisten enthalten sicherlich personenbezogene Daten. Durch das Senden und die Kenntnis von der Archivierung ist dem Selbstbestimmugsrecht des Listen-Teilnehmers sicherlich genüge getan. Das allein kann kein Grund sein, die Löschung einer Mail in eine öffentliche Liste zu verlangen.

Die Juristen streiten sich darüber, ob IP-Adressen personenbezogen sind. Wenn man sich dafür entscheidet, daß IP-Adressen personenbezogen sind oder sein können, hat dies eine erhebliche Auswirkung, z.B. was Web-Protokolle angeht. Hier besteht bestimmt noch Diskussionsbedarf, gerade in bezug auf die Evaluierung des IuKDG (z.B. was das Löschen nach der erfolgten Nutzung in Protokollen angeht, sofern nicht für Abrechnungszwecke o.ä. erforderlich). Sofern es lediglich darum geht, statistische Daten auszuwerten und Lastverteilungen zu analysieren, wäre eine aggregierte Auswertung der IP-Adressen ausreichend. Nur scheint das mit der jetzigen Technik schwer machbar oder zu teuer zu sein.

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