Was dasInternet u.a. so beliebt macht, ist die elektronische Post, kurz: E-Mail.

Dergrößte Vorteil der E-Mail liegt in der rasanten Übermittlung von Nachrichten.In nur wenigen Minuten, ja sogar Sekunden kann man eine Nachricht ans andereEnde der Welt schicken.

Zunächst hat dieelektronische Post mit der herkömmlichen Briefpost einige Gemeinsamkeiten. AlsAbsender und Empfänger einer E-Mail benötigt man ebenfalls eine Adresse. DiePost landet dann in einem elektronischen Briefkasten oder Postfach, der inregelmäßigen Abständen vom Nutzer geleert werden sollte.

Doch entgegen dem richtigen Postversand,erledigt man die Post ausschließlich am PC. Man erstellt einen Brief undschickt ihn über das Internet an den gewünschten Empfänger. Das spart den Wegzum Briefkasten und damit auch eine Briefmarke!

Die E-Mail Adresse besteht aus nur einerZeile. Sie setzt sich aus dem Namen oder einer Nummer und demInternet-Provider, der das Postfach verwaltet (z. B. web.de, freenet.de,aol.com, t-online.de, gmx.de usw) zusammen.

Dazwischen steht das @ (gesprochen „ät“) Zeichen. Das Zeichen wird auch als „Klammeraffe“ bezeichnet. Es bedeutet soviel wie „bei“ und steht zwischen dem persönlichen Namen und dem Namen des Servers eines Providers.

Auf der Tastatur erhält man das Zeichen @ durch gleichzeitiges drücken der Tasten  Alt Gr + Q.

Die Internet-Adresse könnte dann wie folgt aussehen:

                        Pumpernickel@aol.com
                        Tina7725@compuserv.com
                        Tina.Roth@t-online.de
                        Ihr Name: .........@web.de

Für Email-Adressen gelten weltweit die gleichen Regeln. Diese Regeln müssen grundsätzlich beim Umgang mit Emails beachtet werden.

Muss-Regeln:

• Email-Adressen enthalten keine Umlaute (ä,ö,ü), Eszett (ß) oder Leerzeichen
• gültige Zeichen einer Email-Adresse sind alle Buchstaben des englischen Alphabets und einige Sonderzeichen
• jede Email-Adresse  enthält das Symbol @ (gesprochen – äd) (Strg + Alt + Q). @ steht im englischen für „at“ also „bei“ im Deutschen. Die Adresse:
  monika.schulz@miele.de
  bedeutet also, dass Monika Schulz eine Email-Postfach bei der Firma Miele hat.

Kann Regeln

• traditionell werden alle Buchstaben in einer Email-Adresse immer klein geschrieben. Seit einiger Zeit findet man aber auch Adressen mit Großbuchstaben. Z. B.
  Michael.Muster@web.de
  Grundsätzlich können die Großbuchstaben in den Adressen klein geschrieben werden.

• Email-Adressen können die folgenden Sonderzeichen enthalten:
  - Bindestrich
  . Punkt
  _ Unterstrich (Shift + Bindestrich)
  Da das Leerzeichen nicht in Email-Adressen vorkommt, werden diese Zeichen häufig zwischen Vor- und Zunamen einer Person als Trennung eingesetzt. Z. B.
  sabine_meier@t-online.de
  In dieser Adresse sind alle Sonderzeichen enthalten, die für Emailadressen benutzt werden dürfen.

Email-Adressen sind nicht zu verwechseln mit Internetadressen, also Adressen, die Sie in die Adresszeile Ihres Browsers (Internet Explorer, Navigator, Opera oder Mozilla) eingeben. Wie Sie vielleicht wissen dienen Internetadressen („www-Adressen“) zum Aufrufen einer Seite des „WWW“. Man nennt diese Adressen häufig auch URLs (Uniform Resource Locator).

Bei Email-Adressen handelt es sich um Adressen für einen elektronischen Briefkasten einer Person, einer Firma oder einer Organisation. Sie senden damit meisten Textbotschaften, die nicht der Öffentlichkeit zugänglich sein sollen wie die Seiten im Internet.

Eine E-Mail wird im allgemeinen kurz gefasst, ein kleiner Text mit der notwendigen Botschaft. Den Text schreibt man mit einem Mail-Programm wie Outlook oder Outlook Express.

Auch verschiedene Browser, wie z. B. der Netscape Communicator bieten die Möglichkeit E-Mails zu schreiben, zu versenden und zu verwalten. Im Internet-Explorer lässt sich die E-Mail-Funktion über Outlook-Express auch direkt aufrufen.

Nach dem Absenden wird die Mail zunächst an den Mail-Server des Providers geschickt, also auf einen Server von AOL, T-Online usw. Von dort landet die E-Mail auf dem Mail-Server des Empfängers. Dort bleibt sie gespeichert, bis der Empfänger sein Postfach leert, indem er die E-Mails auf seinen Computer lädt.

Nun kann er die Mails öffnen, lesen und auch beantworten. Es kann gleichzeitig eine Mail an mehrere unterschiedliche Empfänger versandt werden. Außerdem können Dokumente und Bilder über das Symbol „Anfügen“ auf dem eigenen Rechner ausgewählt, an die Mail angehängt und so ebenfalls über das Internet zum Empfänger transportiert werden.

Wichtig ist, dass die Mail auch einen „Betreff“ hat, also eine kurze Mitteilung an den Empfänger, um was es sich handelt z. B. „viele Grüße aus dem Urlaub“. Ohne Betreff kann die Mail nicht verschickt werden.

Der Text einer E-Mail ist in der Regel kurz gefasst. Es haben sich bereits Symbole (Smileys) und Begriffe (Akronyme) gebildet, die es ermöglichen, Stimmungen und Gefühle per E-Mail mitzuteilen.

Der Bildschirm ist in Outlook in zwei wesentliche Teile unterteilt:

Erscheint am linken Rand des Fensters. Sie ist mit der Darstellung im Windows-Explorer zu vergleichen. Die Ordner und Teilordner erscheinen in einem Verzeichnisbaum.

Ist immer auf der rechten Fensterseite aktiv. Hier wird der Inhalt des in der Outlook-Leiste angeklickten oder des in der Ordnerleiste markierten Ordners angezeigt.

In der Beispiel-Abbildung erscheint eine Vorschau des Posteingangs.
Der Posteingang kann als Voreinstellung beim Programmstart angezeigt werden.

Zum Senden und Empfangen von Mails stehen in Outlook zwei Ordner zur Verfügung.
Ankommende Mails werden im Posteingang, ausgehende Mails im Postausgang ge­sammelt.

Über Datei/Neu/E-Mail-Nachricht wird eine neue Nachricht generiert:

An...                das Adressbuch wird mit allen eingetragenen Empfängern aufgerufen.

Cc...                 dient zur Auswahl von Kopieempfängern, an die die gleiche Nachricht
                        automatisch übermittelt wird. Der Empfänger erhält mit der Nachricht
                        auch die Information über die Kopieempfänger.

Betreff:                        In der Betreffzeile kann eine kurze Nachricht für den Empfänger
                                   eingetragen werden (kurze Nachrichten können durchaus auch
                                   nur aus einem Betreff bestehen).

Nachrichtenfeld:         In diesem Feld steht die eigentliche Nachricht.

In den Ordner „gesendete Objekte“ wird eine Kopie jeder gesendeten Nachricht abgelegt. Dieser Ordner und der Ordner „Posteingang“ sollten gelegentlich aufgeräumt, d.h. nicht mehr benötigte Mails sollten gelöscht werden.

Gelöschte Mails werden in den Ordner „gelöschte Objekte“ verschoben; dieser wird beim Beenden von Outlook geleert.

Anlagen zu Mails hinzufügen

Zu der Nachricht können Dateien, sogenannte „Attachements“ angehängt werden. Menüleiste Einfügen/Anlage: In der erscheinenden Exploreransicht können, genau wie im Windows-Explorer eine oder mehrere Dateien (keine kompletten Ordner) aus- gewählt werden. Die Dateien werden als Symbol in die Nachricht übernommen.

Das Empfangen von Mails wird normalerweise von Outlook automatisch gesteuert.
Die Einstellungen hierfür sind auf alle 10 Minuten für das Prüfen auf neue Nachrichten eingestellt. Dies bedingt jedoch eine eingestellte Internet-Online-Verbindung.
Nachrichten können auch manuell übermittelt werden, beispielsweise wenn eine bestimmte Nachricht erwartet wird (Extras/Senden und Empfangen) Beim Abrufen und Senden von Internet-Mails entstehen Telefonkosten. Um diese Kosten im Rahmen zu halten, wird daher nicht alle 10 Minuten auf neue Nachrichten geprüft. Nach der Einwahl ins Internet wird die Funktion „Senden und Empfangen“ betätigt und damit die Mail vom Server abgeholt.

Die Internet-E-Mail-Adresse gliedert sich immer in zwei Teile, die durch das Zeichen @ getrennt werden. Der erste Teil ist der Namensteil der Adresse, im Beispiel unten Heinrich Pumpernickel. Der zweite Teil ist die Domain bei der die E-Mail Adresse registriert ist. Die Kombination aus Name und Domain ist weltweit einmalig.
@ = at (bei)
Name@Anbieter.Domain
HeinrichPumpernickel@t-online.de

Kontakte anlegen und Verwalten

Die Einstellungen zum Programm sind unter Extras/Optionen und Extras/Konten zu finden.

Über Extras/Konten werden die Grundeinstellungen zum Senden und Empfangen der E-Mails gemäß den Providervorgaben eingestellt.

Über Extras/Optionen können diverse Programmfunktionen angepasst und verändert werden. Hier einige Beispiele:

• Anzeigen des Posteingangs beim Programmstart
• Zeitintervall zum Prüfen auf neue Nachrichten einstellen.

Signaturen sind wie Textbausteine: Sie werden automatisch unter jede E-Mail gesetzt und enthalten typische Angaben wie Name, Adresse, Telefon oder die Homepage-Adresse. Alle modernen E-Mail-Programme beherrschen diese Funktion.
Bei Outlook-Express finden Sie diese Option unter:

Eine E-Mail lässt sich an mehrere Freunde gleichzeitig schicken. Geben Sie unter „Cc:“ die E-Mail-Adressen an und trennen Sie diese durch ein Semikolon voneinander. Im Adressbuch von Outlook können Sie einzelne Adressen auch mit STRG+ linke Maustaste anklicken und in „Cc“ übernehmen. Sobald Sie auf „Senden“ klicken, erhalten alle dieselbe Mitteilung. Das ist besonders praktisch bei Einladungen und funktioniert mit jedem E-Mail-Programm.

Wenn Sie mit der E-Mail Dokumente, Bilder oder andere Daten im Anhang verschicken, sollten Sie diese Dateien mit einem Programm wie WINZIP (www.winzip.de) komprimieren. Dann saust die E-Mail wesentlich schneller durch die Leitung und Sie sparen Online-Gebühren.

Viele E-Mails wandern gleich in den Papierkorb, weil der Betreff nicht stimmt. Tippen Sie deshalb zum Beispiel bei Outlook Express ein aussagekräftiges Stickwort in das Feld „Betreff“, dann weiß der Empfänger sofort, um was es geht.

So bauen Sie eine Internetadresse in die E-Mail ein, die sich vom Empfänger direkt anklicken lässt. Der Trick dabei ist: Der Browser startet automatisch. Setzen Sie vor die Adresse https:// z. B. http://www.feierabend.com

Klicken Sie im Menü von Word auf „Datei“, „Senden an“ und „Mailempfänger“. Es klappt ein zusätzliches Eingabefenster auf: Hier tragen Sie die Empfängeradresse und den Betreff ein. Dann klicken Sie auf „Kopie senden“.
Hinweis: Diese Word-Datei wird nicht komprimiert! Wenn diese ein zu großes Datei-Volumen hat, kann es zu Problemen kommen.

Wenn Sie nicht möchten, dass die Empfänger Ihrer E-Mails sehen, wer alles auf dem Verteiler steht, müssen Sie die E-Mail-Adressen in das Feld „Bcc“ schreiben. Die englische Abkürzung BCC steht für „Blind Carbon Copy“. Das bedeutet soviel wie „blinder Kopierdurchschlag“.

Erscheint eine Fehlermeldung wie „Nachricht konnte dem Empfänger nicht zugestellt werden“ nach dem Versand, handelt es sich häufig nur um einen Tippfehler. Prüfen Sie, ob Sie die Mail-Adresse versehentlich mit Umlauten geschrieben haben.
Achten Sie auf Verwechslungen: Mal werden Adressen durch einen Punkt (Emil.Mustermann@beispiel.de) und mal durch einen Unterstrich
(Emil_Mustermann@beispiel.de) getrennt. Dabei handelt es sich um zwei völlig unterschiedliche Empfänger. Das Gleiche gilt auch, wenn E-Mail-Adressen mit Großbuchstaben geschrieben werden.

Drücken Sie die Tastenkombination „ALT+STRG+Q“ oder „ALTGR+Q“.

Damit niemand an einen Virus glaubt: Fügen Sie Dateianhängen eine Beschreibung bei. Sagen Sie, um welche Datei es sich im Einzelnen handelt und mit welchen Programmen sie sich öffnen lassen.

Es geht auch im Telegrammstil: Kurze Mitteilungen können Sie direkt in die Betreffzeile schreiben und das Nachrichtenfeld leer lassen. Setzen Sie ans Ende der Zeile das Kürzel (o.T). Es steht für „ohne Text“. Dann weiß der Empfänger, dass er die E-Mail nicht zu öffnen braucht.

Starten Sie Outlook Express, stellen Sie aber keine Online-Verbindung her. Schreiben Sie die E-Mail, und klicken Sie auf „Senden“. Setzen Sie vor „Diese Meldung nicht mehr anzeigen“ ein Häkchen. Klicken Sie auf „OK“. Tippen Sie die nächste Mail und klicken Sie auf „Senden“. Alle Mails werden im Ordner „Postausgang“ gesammelt. Senden Sie die Post mit einem Klick auf „Extras“, „Senden“ und „Empfangen und Senden“.

Rechtschreib- und Tippfehler können Sie leicht vermeiden, in dem Sie die Grundeinstellungen von Outlook Express ändern.  (Dazu muss Word installiert sein!!!)
Klicken Sie auf „Extras“, „Optionen“ und „Rechtschreibung“. Setzen Sie vor „Rechtschreibung immer vor dem Senden prüfen“ ein Häkchen.

Falls Sie einen eigenen Newsletter oder Mitgliederschreiben für Ihren Verein etc. verschicken wollen, sparen Verteilerlisten viel Arbeit. In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass das Adressbuch bereits E-Mail-Anschriften enthält.
Öffnen Sie das Adressbuch. Klicken Sie auf „Datei“ und „Neue Gruppe“. Unter „Gruppenname“ tippen Sie beispielsweise „Verein“. Dann klicken Sie auf „Mitglieder auswählen“, auf die jeweilige E-Mail-Adresse und auf „Auswählen“. Schließen Sie das Adressbuch.
Schreiben Sie eine neue E-Mail, und klicken Sie auf das Feld „An“. Klicken Sie in der Liste auf „Verein“ und auf die Schaltfläche „An“. Schließen Sie die Dialogbox mit „OK“. Sobald Sie auf „Senden“ klicken, wird die E-Mail an alle Mitglieder der Verteilerliste geschickt.

Klicken Sie auf das Symbol „Neue E-Mail“. Schreiben Sie den Entwurf und geben Sie einen Betreff an. Währen Sie in der Menüleiste des E-Mail-Fensters „Datei“ und
 „In Ordner kopieren“. Klicken Sie auf den Ordner „Entwürfe“ und „OK“. Schließen Sie das E-Mail-Fenster. Die Dialogbox „Möchten Sie die geänderte Nachricht speichern“ schließen Sie mit einem Klick auf „Nein“. Wenn Sie später diese E-Mail weiterbearbeiten und senden möchten, nehmen Sie sie aus dem Ordner „Entwürfe“ wieder heraus.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste und wählen Sie „Anpassen“. Über „Hinzufügen“ und „Entfernen“ bestimmen Sie, welche Symbole in der Leiste erscheinen sollen.

Wer mehrere Ordner angelegt hat, kann die Post automatisch vorsortieren lassen, etwa nach Absendern (z. B. Karl Schmidt)
Klicken Sie auf „Extras“ „Regeln“ und „E-Mail“. Unter Punkt 1 setzen Sie ein Häkchen vor „Enthält den Absender“. Bei Punkt 2 setzen Sie ein Häkchen vor „In den Ordner verschieben“. Bei Punkt 3 wählen Sie Absender (Karl Schmidt) und Ordner aus.

Wenn Sie zwischendurch andere E-Mail-Programme ausprobieren, tragen sich diese häufig dauerhaft als Standardanwendung ein. Wollen Sie wieder Outlook Express verwenden, klicken Sie auf „Extras“ und „Optionen“ und wählen dann die Registerkarte „Allgemein“. Bei „Diese Anwendung ist der Standard-Mailhaendler“ wählen Sie die Schaltfläche „Standard“.

Mehr Pep und Farben für Ihre E-Mails (Achtung! Datensicherheit!)

Klicken Sie auf „Format“ und wählen Sie „Rich-Text“ (HTML). Es öffnet sich eine zusätzliche Formatierungsleiste. Markieren Sie die Textpassagen, die Sie ändern möchten und wählen Sie den jeweiligen Befehl aus der Formatierungsleiste. Bilder können Sie ebenfalls einfügen, wenn Sie auf das Bildsymbol außen rechts klicken. Über die Befehle „Format“ und „Briefpapier“ können Sie die Mails zusätzlich verschönern.
Beachten Sie: Wenn Sie mit HTML-Mails arbeiten, können sich Viren in Mails, Anhängen und Bildern einschleichen. Wenn Sie dies vermeiden wollen, arbeiten Sie immer nur mit „nur Text-Mails“

Je mehr Einträge im Adressbuch stehen, desto wertvoller ist es. Deshalb: Sichern Sie es auf Diskette. Öffnen Sie das Adressbuch, und klicken Sie auf „Datei“, „Exportieren“ und „Adressbuch(WAB)“. In der folgenden Dialogbox wählen Sie als Ziel das Diskettenlaufwerk (A) und geben der Datei einen Namen, z. B. Adressen.

Wenn Sie beim Durchlesen des Posteingangs versehentlich Mails gelöscht haben, können Sie diese noch aus dem Ordner „Gelöschte Objekte“ herausholen und in andere Ordner verschieben.

Leben Sie auf dem Desktop eine Verknüpfung zum Diskettenlaufwerk an. Starten Sie Outlook Express, klicken Sie die E-Mails an und ziehen Sie diese per Maus auf das Diskettensymbol.

Fühlen Sie sich von einem Absender belästigt, etwa durch Werbe-Mails, dann können Sie dessen E-Mail-Adresse blockieren. Öffnen Sie erst die Mail, klicken Sie auf „Nachricht“, „Absender blockieren“ und „OK“. Wenn Sie den Eintrag wieder löschen wollen, wählen Sie aus dem Hauptmenü „Extras“, „Regeln“, „Liste der blockierten Absender“ und klicken auf „Entfernen“.

Falls Ihr Posteingang häufiger durch überlange Mails blockiert wird, können Sie diesen ganz einfach schätzen: Klicken Sie auf „Extras“, „Regeln“, „E-Mail“. Währen Sie die Bedingungen für die Regel aus: Setzen Sie ein Häkchen vor „Nachricht ist größer als“. Dann leben Sie eine Aktion für die Regel fest: Setzen Sie ein Häkchen vor „Nicht vom Server downloaden“. Unter „Regelbeschreibung“ können Sie nun die Größe der E-Mails festlegen. Klicken Sie auf den blau unterstrichenen Link hinter „Nachricht ist größer als“.

Klicken Sie auf „Extras“, „Optionen“, und wählen Sie die Registerkarte „Allgemein“. Dort ist voreingestellt „Nachrichteneingang alle 30 Minuten prüfen“. Ändern Sie den Wert je nach Bedarf.
Hinweis: Wer eine Flatrate nutzt, kann mit diesem Trick verhindern, dass die Verbindung nach einer gewissen Zeitdauer vom Provider automatisch unterbrochen wird.

Öffnen Sie zuerst die E-Mail. Dann klicken Sie rechts außen auf das Symbol mit der Heftklammer. Wählen Sie „Anlagen speichern“ und geben Sie ein Verzeichnis oder Laufwerk an.

Falls Ihnen bestimmte E-Mails im Postfach besonders wichtig sind, können Sie diese mit einer roten Flagge markieren. Wählen Sie zuerst die E-Mail aus, dann klicken Sie auf „Nachricht“ und „Nachricht markieren“. Sie können die Markierung auch per Maus setzen. Dazu klicken Sie links neben die E-Mail und zwar genau in der Spalte, die mit der kleinen Flagge gekennzeichnet ist.

Wenn Ihre E-Mail dem Empfänger gleich ins Auge fallen soll, dann versehen Sie sie doch mit einem Ausrufezeichen: Schreiben Sie eine neue Mail, wählen Sie „Nachricht“, „Dringlichkeit festlegen“, und klicken Sie auf „Hoch“. Der Empfänger sieht dann ein Ausrufezeichen.